Katalog danych osobowych

Ostatnio córka zapytała mnie: mamo, co to są osobowe dane? Odpowiedziałam jej na to pytanie, jednak tylko pobieżnie. Okazało się, że nie jestem w stanie wymienić wszystkich informacji, które są danymi osobowymi.

Przeczytałam w internecie artykuł, że aby ocenić, czy podane informacje są danymi osobowymi czy też nie, należy dokładnie zbadać daną sytuację. W niektórych przypadkach wystarczy tylko jedna informacja, żeby określić tożsamość osoby. 

W innych przypadkach potrzeba już kilku informacji, aby zidentyfikować daną jednostkę. Okazuje się, że pojedyncze informacje o dużym stopniu ogólności wcale nie należą do danych osobowych. Dopiero w razem z innymi informacjami pozwalają na identyfikację osoby i  dopiero w tym przypadku uchodzą za dane osobowe.

Samo imię, nazwisko czy obywatelstwo nie konkretyzuje, z kim mamy do czynienia. Zestawienie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania pozwala nam już dokładnie określić, kim jest dana osoba. Dlatego zaliczamy je do danych osobowych i tym samym informacje te już podlegają nadzorowi GIODO.

Jednak NIP albo PESEL są unikatowe same w sobie i pozwalają od razu rozpoznać osobę, której zostały przypisane. Wytłumaczyłam córce na przykładach, o co chodzi z danymi osobowymi, które uznaje się za te dane, a które są po prostu zwykłymi informacjami na nasz temat.

Rodzinna firma

Odkąd przejęłam prowadzenie sklepu internetowego z odzieżą i obuwiem damskim, fraza: polityka bezpieczeństwa wzór nie jest mi obca. Moja siostra wyszła za mąż, urodziła dziecko i zajęła się domem, dlatego wszystkie obowiązki spadły na mnie.

Siostra nie rozkręciła swojej działalności gospodarczej na poważnie. Zajęła się tylko podstawowymi prawami związanymi z założeniem sklepu internetowego. Mimo to doceniam ją, ponieważ jestem przekonana, że najtrudniej jest zacząć, później pójdzie jak z płatka. 

Podpatrywałam, co robi moja siostra, jak kontaktuje się z prawnikiem, programistą, sprzedawcami czy grafikiem. Zamierzam zająć się przede wszystkim koordynowaniem sprzedaży naszych ubrań oraz butów. Mój mąż będzie promował nasz e-sklep. 

Mamy towar wysokiej jakości, więc nie przewiduję, że w najbliższym czasie napotkamy jakieś poważne problemy.

Jestem pozytywnie nastawiona. Czuję, że poradzę sobie, a mój sklep okaże się wielkim sukcesem. Siostra trzyma za mnie kciuki, kibicuje mi i mówi, że w każdej sytuacji mogę liczyć na jej poradę w wsparcie. Wierzę w to, że nasze doświadczenie, optymizm i zapał do pracy pomogą nam stworzyć dobrze prosperującą, rodzinną firmę znaną w całej Polsce. 

Nic nie stoi na przeszkodzie, że by sięgnąć gwiazd!

Aspekt prawny jest ważny w Twojej firmie

Każdemu przedsiębiorcy, który prowadzi sklep internetowy potrzebny jest wzór polityki bezpieczeństwa danych osobowych. Właściciele firm szukają informacji na ten temat w internecie oraz u źródła, czyli u prawnika.

Przedsiębiorca jest często postrzegany jako osoba, która ma rozeznanie w każdej dziedzinie. Ale to oczywiste, że osoba, która ma swoją firmę, nie koniecznie jest prawnikiem. Każdy przedsiębiorca może liczyć na profesjonalną pomoc. 

Lepiej skorzystać z usług prawnika niż samodzielnie próbować uporać się z dokumentami. Obecnie mamy do czynienia z ochroną danych nowej jakości. 

Polityka bezpieczeństwa jest dokumentem opisującym założenia przyjęte w firmie dotyczące zabezpieczenia informacji.

Całościowa polityka bezpieczeństwa, z reguły nie zawiera szczegółowych i kompletnych informacji dotyczących przyjętych założeń dla danego obszaru. 

Inne kwestie są ujęte w innego rodzaju dokumentacji. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że podział ten niejednokrotnie ulega zatarciu.

Być może nie jesteś jeszcze świadom, jakie znaczenie ma aspekt prawny Twojej firmy. Nie możesz pozwolić sobie na kary pieniężne rzędu kilku tysięcy zł.

Niezbędne dokumenty

Masz sklep internetowy? Jeśli tak, to musisz zadbać o bazy danych, z których korzystasz. Pamiętaj, że prawo narzuca pewne obowiązki związane z danymi osobowymi. 

Brak właściwej dokumentacji stać się przyczyną nałożenia kary na Twój sklep. Wśród niezbędnych dokumentów wymagana jest m.in. instrukcja zarządzania systemem informatycznym.

Tworzenie dokumentów takich jak polityka bezpieczeństwa informacji jest niezbedne dla Twojej firmy. Składają się one mniej więcej z 20 stron. 

Do tego dochodzi kilkanaście niezbędnych załączników i wzorów dokumentów. 

Należy zająć się również aktualizowaniem powyższych dokumentów w sytuacju, kiedy dojdzie do zmiany przepisów regulujących kwestie bezpieczeństwa. 

Nie trzeba tłumaczyć, jak instotne są wszelkie kwestie związane z ochroną danych, poufnych informacji itp. Klient, który będzie miał poczucie bezpieczeństwa, chętniej korzysta z usług Twojej firmy.

Świadomi konsumenci znają swoje prawa i wymagają do sprzedawców z branży e-commerce, że będą ich przestrzegali w czasie realizacji zakupów przez internet. Dobrze, że klienci e-sklepów nie dają się tak łatwo manipulować.